Rechnungen · Online-Kurse · n8n
Rechnungsautomation für einen Anbieter digitaler Coaching-Programme
Jeder Kauf auf der Kursplattform löst automatisch die Erfassung der Rechnungsanschrift, die Erstellung der PDF-Rechnung und den Versand an den Käufer aus.
Ausgangslage
Die Herausforderung
Der Kunde nutzte ein zugekauftes Rechnungstool und wollte den Prozess selbst in der Hand haben. Der fortlaufende Nummernkreis musste bruchfrei weiterlaufen, Rabatte und Listenpreise mussten korrekt ausgewiesen werden.
Unsere Lösung
Der Lösungsansatz
Wir haben das Tool durch einen eigenen Workflow ersetzt. Der Nummernkreis läuft aus dem Altsystem nahtlos weiter, und die Produktpflege liegt über eine einfache Tabelle mit bebilderter Anleitung beim Kunden. Steuerlich unklare Fälle wie Auslandsanschriften oder Firmenkäufe gehen bewusst in die Handprüfung, statt automatisch versendet zu werden.
Systemaufbau
So funktioniert das System
Vom Kauf bis zur Rechnung im Postfach, mit menschlicher Prüfung dort, wo sie nötig ist.
- 01
Kauf erkennen
Ein Webhook der Kursplattform startet den Ablauf bei jedem Kauf.
- 02
Anschrift erfassen
Käufer erhalten einen signierten Link zum Formular für ihre Rechnungsanschrift.
- 03
Rechnung erstellen
Die PDF-Rechnung entsteht mit korrekt ausgewiesenen Rabatten und Listenpreisen.
- 04
Sonderfälle prüfen
Steuerlich unklare Fälle landen in der Handprüfung.
- 05
Versenden
Die Rechnung geht über das Postfach des Kunden direkt an den Käufer.
Eingesetzte Technologien
- n8n CloudWorkflows und Datentabellen
- ThinkificWebhooks und Admin-API
- TypeformAdressabfrage
- Microsoft 365Versand im Namen des Kunden
- PDFShiftPDF-Erzeugung
Übertragbar
Wann passt ein ähnlicher Ansatz?
- Jeder Verkauf löst dieselben Schritte bis zur Rechnung aus.
- Ein zugekauftes Tool deckt Ihre Sonderfälle nicht sauber ab.
- Ihr Team möchte Produkte oder Regeln selbst pflegen können.
Rechnungen kosten Sie noch Handarbeit?
Wir prüfen, wie sich Ihr Rechnungsprozess sauber automatisieren lässt, inklusive Sonderfällen.
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