Rechnungen eignen sich besonders gut für den Einstieg: Sie kommen regelmäßig, folgen einem Muster, und Fehler sind klar erkennbar. Zugleich ist die Sorgfalt wichtig, denn es geht um Geld und steuerliche Pflichten.
Eingangsrechnungen
- Eingang erfassen, zum Beispiel aus einem zentralen Postfach
- Daten auslesen: Lieferant, Betrag, Datum, Positionen
- Mit Bestellung und Lieferung abgleichen
- Bei Abweichung zur Prüfung geben
- Zur Freigabe weiterleiten und buchen
Ausgangsrechnungen
Entscheidend sind ein fortlaufender Nummernkreis, korrekte Pflichtangaben und die saubere Trennung von Listenpreis und Rabatt. Gibt es ein Altsystem, muss die Nummerierung bruchfrei fortgesetzt werden.
Sonderfälle bewusst aussteuern
Auslandsanschriften, Firmenkäufe mit abweichender Steuer oder ungewöhnliche Beträge sollten nicht automatisch durchlaufen. Sie gehören in eine Handprüfung. Das ist kein Mangel, sondern gutes Design.
Testbetrieb absichern
- Testmodus, in dem nichts an echte Kunden geht
- Empfänger-Whitelist während der Einführung
- Parallelbetrieb zum Vergleich mit dem alten Prozess
- Tägliche Kontrolle in der ersten Phase
Im Betrieb überwachen
Melden Sie Fehler aktiv statt sie in Protokollen versteckt zu lassen. Prüfen Sie außerdem regelmäßig, ob jede Bestellung auch eine Rechnung erhalten hat und ob Nummern doppelt vergeben wurden.
Der Abgleich ist der eigentliche Kern
Das Auslesen wird oft zum Hauptthema gemacht, doch der größere Nutzen entsteht beim Abgleich. Unterscheiden Sie dabei klar, welche Vergleichsdaten überhaupt vorhanden sind. Beim Dreiwegeabgleich werden Bestellung, Wareneingang und Rechnung miteinander verglichen. Bei einem Metallbauer heißt das etwa: Wurden die berechneten Bleche bestellt, sind sie auch eingetroffen, und stimmt der vereinbarte Preis?
Dafür müssen die Stammdaten sauber sein. Wenn Artikelnummern des Lieferanten nicht Ihren eigenen zugeordnet sind, entstehen scheinbare Abweichungen. Lieferanten sollten eindeutig identifiziert werden, nach Möglichkeit über Merkmale wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und nicht über den Namen allein. Legen Sie auch Toleranzen fest, die Fachabteilung und Buchhaltung gemeinsam verantworten. Eine kleine Rundungsdifferenz sollte niemanden aufhalten, eine geänderte Menge schon. Bei Teillieferungen sollte der Ablauf erkennen, was schon berechnet wurde.
Werten Sie die Abweichungen außerdem aus: Häufen sie sich bei einem Lieferanten oder einer Warengruppe, liegt die Ursache oft in veralteten Preislisten oder in unsauberen Bestellungen, nicht in der einzelnen Rechnung.
Dem Auslesen nicht blind vertrauen
Bei Rechnungen als PDF oder Scan bleibt ein Restrisiko, dass ein Wert falsch gelesen wird. Prüfen Sie Ergebnisse deshalb mit Regeln, die unabhängig von der KI arbeiten:
- Ergeben die Positionen die Nettosumme, und passen Steuer und Bruttobetrag dazu?
- Liegt das Rechnungsdatum plausibel, und ist es nicht in der Zukunft?
- Ist die Rechnung tatsächlich an Ihr Unternehmen gerichtet?
- Sind alle Pflichtfelder gefüllt und im erwarteten Format?
- Gibt es dieselbe Kombination aus Lieferant, Nummer und Betrag bereits?
Die letzte Prüfung fängt Dubletten ab, etwa wenn eine Rechnung per Mail und später als Mahnungsanhang eintrifft. Halten Sie im Prüfbildschirm den ausgelesenen Wert und die Originalstelle nebeneinander. Das beschleunigt die Kontrolle erheblich.
Freigaben regeln, Betrug erschweren
Legen Sie fest, wer was freigibt, und bilden Sie Ihre interne Regelung im System ab: nach Kostenstelle, Betragsgrenze und Art der Ausgabe. Eine eingeplante Vertretung verhindert, dass Rechnungen im Urlaub liegen bleiben und Skontofristen verstreichen. Eskalationen und Erinnerungen sollten automatisch laufen, die fachliche Entscheidung aber bei Menschen bleiben.
Automatisierung darf Kontrollen nicht aushebeln. Ein besonders heikler Punkt ist die Bankverbindung. Weicht die IBAN auf einer Rechnung von den Stammdaten ab, sollte sie niemals automatisch übernommen werden. Bestätigen Sie die Änderung über einen bereits bekannten Kontaktweg und nicht über die Telefonnummer aus der fraglichen Rechnung. Auch die Anlage neuer Lieferanten und die Freigabe von Rechnungen sollten getrennt bleiben.
Kontierung vorschlagen und nachvollziehbar bleiben
Wiederkehrende Rechnungen lassen sich häufig anhand früherer Buchungen oder durch KI vorkontieren. Behandeln Sie das zunächst als Vorschlag, den die Buchhaltung bestätigt. Korrekturen zeigen, wo das System zuverlässig ist und wo nicht. Steuerlich heikle Einordnungen, etwa bei innergemeinschaftlichen Leistungen oder Bewirtung, sollten weiterhin in die Hand von Fachleuten gehören.
Für jeden Vorgang sollte später nachvollziehbar sein, was ausgelesen, was geändert und wer wann freigegeben hat. Klären Sie die Anforderungen an Aufbewahrung und Dokumentation mit Ihrer Steuerberatung.
Welche Rechnung nimmt welchen Weg?
| Rechnungstyp | Abgleich | Empfohlener Weg |
|---|---|---|
| Mit Bestellung und Wareneingang | Dreiwegeabgleich | Bei Übereinstimmung Freigabe nach Ihrer internen Regel beschleunigen |
| Wiederkehrend ohne Bestellung, z. B. Miete oder Wartung | Gegen Vertrag und Vormonat | Vorkontieren, Abweichungen melden |
| Einmalig ohne Bestellung | Kein Abgleich möglich | Kostenstelle ermitteln und an fachlich zuständige Person geben |
| Neuer Lieferant oder geänderte Bankdaten | Stammdatenprüfung | Immer manuell prüfen, getrennte Freigabe |
| Gutschrift oder Teilrechnung | Gegen Ursprungsrechnung und Vertrag | Handprüfung, bis das Muster sicher beherrscht wird |
Vor dem Start der Eingangsverarbeitung
Typische Fehler
Ein korrekt gelesener Betrag kann trotzdem falsch abgerechnet sein. Messen Sie auch, ob Abgleich und Freigabe die richtigen Fälle aussteuern.
Gefälschte Rechnungen nutzen genau diesen Punkt aus. Bestätigen Sie jede Änderung über einen bekannten Kontaktweg und trennen Sie die Stammdatenpflege von der Freigabe.
Wenn wegen jeder Kleinstabweichung geprüft werden muss, wird die Prüfung zur Routine und nachlässig. Stimmen Sie Toleranzen ab und werten Sie die Abweichungsgründe regelmäßig aus.
Häufige Fragen
Was ist ein Dreiwegeabgleich bei Rechnungen?
Dabei werden Bestellung, Wareneingang und Rechnung miteinander verglichen. So zeigt sich, ob berechnet wurde, was bestellt und tatsächlich geliefert wurde.
Können Rechnungen komplett ohne menschliche Prüfung gebucht werden?
Technisch ist das bei einfachen, abgeglichenen Fällen möglich, ob es sinnvoll ist, hängt von Ihren Kontrollen ab. Beginnen Sie mit Prüfung durch Menschen und klären Sie weitergehende Regeln mit Buchhaltung und Steuerberatung.
Wie erkenne ich doppelte Rechnungen automatisch?
Vergleichen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag mit bereits erfassten Belegen. Prüfen Sie auch ähnliche Treffer, denn Rechnungsnummern können unterschiedlich geschrieben sein.
Von Patrick Thomas, KI Sidekick. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
