Beispiel · Buchhaltung · DATEV
Rechnungen und Buchhaltung automatisieren mit DATEV
Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen und geprüft, Ausgangsrechnungen entstehen aus dem Vorgang. Belege und Buchungsdaten gehen geordnet an DATEV, die Prüfung bleibt bei Ihrem Team und Ihrer Steuerberatung.
Beispielhafter Ablauf, keine Kundenreferenz. Was bei Ihnen möglich ist, klären wir im Gespräch.
Ausgangslage
Die Herausforderung
Rechnungen kommen als PDF per Mail, über Portale oder auf Papier. Sie werden von Hand erfasst, zugeordnet, abgelegt und für die Steuerberatung zusammengesucht. Das kostet jeden Monat Zeit, und Tippfehler fallen oft erst beim Abschluss auf.
Unsere Lösung
Der Lösungsansatz
Ein durchgängiger Ablauf übernimmt Erkennen, Auslesen und Abgleichen und bereitet Belege und Buchungsdaten für DATEV auf. Eindeutige Fälle laufen durch, Abweichungen werden gemeldet und von einem Menschen entschieden. Die fachliche Verantwortung bleibt bei Ihrer Buchhaltung und Steuerberatung.
Systemaufbau
So funktioniert das System
So kann der Weg vom Beleg bis zu DATEV aussehen. Beispielhafter Ablauf, der je nach Unternehmen und Kanzlei angepasst wird.
- 01
Beleg erkennen
Rechnungen aus Postfach, Portal oder Scan werden erkannt und doppelte Eingänge aussortiert.
- 02
Daten auslesen
Lieferant, Datum, Beträge, Steuersatz und Rechnungsnummer werden strukturiert erfasst.
- 03
Abgleichen
Die Werte werden gegen Bestellung, Stammdaten und Pflichtangaben geprüft.
- 04
Unklares klären
Abweichungen und unsichere Werte gehen mit Begründung an die zuständige Person.
- 05
An DATEV übergeben
Belege und Buchungsdaten werden über die mit Ihrer Kanzlei abgestimmte Schnittstelle bereitgestellt.
Eingesetzte Technologien
- DATEVZielsystem für Belege und Buchungsdaten
- n8nSteuerung des Ablaufs
- KI-ExtraktionAuslesen von Rechnungen und Belegen
- ProtokollNachvollziehbarkeit jedes Vorgangs
Übertragbar
Wann passt ein ähnlicher Ansatz?
- Rechnungen werden noch von Hand erfasst und abgelegt.
- Ihre Kanzlei arbeitet mit DATEV und wartet regelmäßig auf Belege.
- Sie möchten Routine abgeben, die Prüfung aber behalten.
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Wie viel Handarbeit steckt in Ihrer Buchhaltung?
Im Erstgespräch schauen wir auf Ihren Rechnungsweg und klären, was sich mit Ihrer Kanzlei sinnvoll automatisieren lässt.
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