Die E-Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft Pflicht und kommt stufenweise. Wer ohnehin an den Rechnungsprozess muss, kann ihn gleich sinnvoll automatisieren. Klären Sie die steuerlichen Details bitte mit Ihrer Steuerberatung und anhand der aktuellen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums.
Die wichtigsten Termine
- Seit dem 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab dem 1. Januar 2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab dem 1. Januar 2028: Versandpflicht für alle übrigen inländischen B2B-Rechnungen.
PDF ist keine E-Rechnung
Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten. Ein normales PDF zählt nicht dazu. Gängige Formate sind XRechnung, ein reines XML-Format, und ZUGFeRD, das ein PDF mit eingebetteten XML-Daten verbindet.
Empfang: Der erste Schritt
Legen Sie ein zentrales Postfach für Eingangsrechnungen fest. Eine Automatisierung kann dort Anhänge erkennen, die Daten auslesen, sie mit Bestellungen abgleichen und zur Freigabe weiterleiten. Wichtig ist die revisionssichere Archivierung, denn das strukturierte Original muss aufbewahrt werden.
Versand: Sauber aus dem Prozess
Wenn Rechnungen bisher als PDF aus einem Workflow entstehen, muss dieser um das strukturierte Format erweitert werden. Prüfen Sie Pflichtangaben, Nummernkreise und Sonderfälle wie Auslandskunden. Unklare Fälle sollten in die Handprüfung gehen, statt automatisch versendet zu werden.
Eine einfache Checkliste
- Ist der Empfang technisch gelöst?
- Wo werden Rechnungen revisionssicher archiviert?
- Welche Stufe gilt für Ihren Versand?
- Kann Ihre Software das nötige Format erzeugen?
- Wer prüft Ausnahmen?
Beim Lesen entscheidet die Datei, nicht die Ansicht
Für die Automatisierung ist die E-Rechnung ein Gewinn, weil die Daten bereits strukturiert vorliegen. Eine Texterkennung oder ein Sprachmodell zum Auslesen ist dafür grundsätzlich nicht nötig. Der Workflow liest die XML-Datei direkt. Das hat drei praktische Folgen:
- XML-Dateien wie die XRechnung sind für Menschen schwer lesbar und brauchen für die Prüfung eine Ansicht im Klartext.
- Bei ZUGFeRD sollte der Ablauf gezielt das eingebettete XML lesen und nicht das sichtbare PDF.
- Weichen beide Teile einer hybriden Rechnung voneinander ab, gehört der Fall in die Prüfung. Welche Daten dann steuerlich maßgeblich sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Eine KI behält trotzdem ihren Platz, nur an anderer Stelle: beim Vorschlag für Kostenstelle und Konto oder beim Zuordnen freier Positionstexte. Dort darf sie Vorschläge machen, während die strukturierten Rechnungsdaten aus der Datei kommen.
Prüfen, bevor etwas weiterläuft
Dass eine Datei technisch gültig ist, sagt noch nichts darüber aus, ob die Rechnung inhaltlich stimmt. Sinnvoll sind deshalb zwei getrennte Prüfungen. Die erste fragt, ob die Datei dem Format entspricht. Dafür gibt es Validatoren, die sich in einen Ablauf einbinden lassen. Die zweite fragt nach dem Inhalt: Sind die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben vorhanden, ist die Rechnung an Ihre richtige Firma adressiert, kennen Sie den Lieferanten, passt die Rechnung zur Bestellung?
Beachten Sie auch, dass ZUGFeRD in mehreren Profilen existiert und nicht jedes davon die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt. Der Ablauf sollte deshalb das Profil auslesen und abweichende Fälle aussteuern. Überlegen Sie außerdem, wie Sie auf eine fehlerhafte Eingangsrechnung reagieren: Ein vorbereiteter Textbaustein an den Lieferanten spart hier viele Rückfragen.
Halten Sie Prüfergebnis und Reaktion beim Vorgang fest, damit die Buchhaltung später sieht, warum eine Rechnung zurückging und ob eine korrigierte Fassung eingetroffen ist.
Die Mischphase einplanen
Über längere Zeit werden Sie verschiedene Arten von Belegen parallel erhalten. Ein Handwerksbetrieb schickt vielleicht noch ein PDF, der Großhändler bereits eine XRechnung. Hinzu kommen Fälle, in denen besondere Regeln gelten können, etwa Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Auch für Übergangsregelungen und Sonderfälle sollten Sie den aktuellen Stand beim Bundesfinanzministerium und bei Ihrer Steuerberatung prüfen.
Bauen Sie den Eingang deshalb als Weiche: Der Ablauf erkennt zuerst die Art des Belegs und verzweigt dann. Strukturierte Rechnungen laufen direkt in die Datenübernahme, reine PDF-Dokumente in Texterkennung und intensivere Prüfung. Am Ende sollten alle Wege in denselben Freigabeprozess münden. So muss Ihr Team nur einen Prozess kennen, unabhängig davon, wie die Rechnung ankam.
Archivierung und Verfahrensdokumentation
Maßgeblich für die Aufbewahrung sind unter anderem die GoBD. Praktisch heißt das: Das strukturierte Original muss erhalten bleiben und unverändert auffindbar sein. Ein PDF-Ausdruck einer XRechnung ersetzt es nicht. Beschreiben Sie zudem, wie Ihr Ablauf funktioniert, also wer was prüft, welche Regeln gelten und wie Änderungen festgehalten werden. Wird eine Automatisierung geändert, sollte diese Beschreibung mitwachsen. Stimmen Sie Aufbau und Aufbewahrung mit Ihrer Steuerberatung ab.
Wie verschiedene Belegarten im Ablauf behandelt werden können
| Belegart | Datenübernahme | Besonderheit im Ablauf |
|---|---|---|
| XRechnung | XML direkt auslesen | Lesbare Ansicht für die Prüfung erzeugen |
| ZUGFeRD | Eingebettetes XML auslesen | Profil prüfen, Abweichungen zur PDF-Ansicht aussteuern |
| Reines PDF | Texterkennung oder KI-Extraktion | Prüfen, ob eine E-Rechnung hätte kommen müssen, sowie Felder kontrollieren |
| Papierbeleg | Scannen und auslesen | Medienbruch möglichst abbauen, Aufbewahrung klären |
Technische Vorbereitung für den Eingang
Typische Fehler
Damit tauschen Sie exakte Daten gegen eine fehleranfällige Interpretation. Lesen Sie das XML direkt und setzen Sie Texterkennung nur für PDF oder Papier ein.
Das strukturierte Original wäre damit verloren. Bewahren Sie die empfangene Datei unverändert auf und stimmen Sie die Details mit Ihrer Steuerberatung ab.
Eine valide Datei kann trotzdem einen falschen Betrag oder falschen Empfänger enthalten. Der Abgleich mit Bestellung und Freigabe bleibt deshalb nötig.
Häufige Fragen
Wie kann ich eine XRechnung öffnen?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei und im Texteditor kaum lesbar. Hilfreich sind Viewer, die Buchhaltungssoftware oder ein eigener Schritt im Workflow, der eine lesbare Ansicht erzeugt.
Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?
In vielen Fällen kann ein E-Mail-Postfach als Empfangsweg genügen. Entscheidend ist, dass Sie die Daten verarbeiten und ordnungsgemäß aufbewahren können. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Steuerberatung.
Braucht man für die E-Rechnung KI?
Zum Auslesen meist nicht, weil die Daten bereits strukturiert sind. KI kann aber bei Kontierungsvorschlägen, freien Positionstexten und den weiterhin eingehenden PDF-Belegen helfen.
Von Patrick Thomas, KI Sidekick. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
