Viele Automatisierungsprojekte werden mit Bauchgefühl entschieden oder mit zu optimistischen Zahlen. Eine einfache, ehrliche Rechnung hilft mehr.
Die Grundformel
Jährlicher Nutzen = Fälle pro Jahr × eingesparte Minuten pro Fall ÷ 60 × interner Stundensatz. Davon ziehen Sie die jährlichen Betriebskosten ab. Teilen Sie anschließend die Projektkosten durch dieses Ergebnis, und Sie erhalten die ungefähre Amortisationszeit in Jahren.
Ein Rechenbeispiel
Rein beispielhaft: 5.000 Fälle pro Jahr, 6 Minuten Ersparnis je Fall und 45 Euro Stundensatz ergeben 22.500 Euro rechnerischen Nutzen. Abzüglich angenommener 4.000 Euro Betrieb bleiben 18.500 Euro. Bei angenommenen 15.000 Euro Projektkosten läge die Amortisation unter einem Jahr. Ihre Zahlen werden anders aussehen.
Häufig vergessene Kosten
- Lizenzen und Modellnutzung
- Wartung bei geänderten Schnittstellen
- Prüfung von Ausnahmen durch Menschen
- Einführung und Schulung des Teams
Häufig vergessener Nutzen
- Weniger Fehler und Nacharbeit
- Schnellere Reaktion auf Anfragen
- Mehr Kapazität bei Spitzen
- Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen
Eingesparte Zeit ist nicht automatisch eingespartes Geld
Der Nutzen entsteht erst, wenn die Zeit sinnvoll genutzt wird. Überlegen Sie deshalb vorab, was das Team mit den frei werdenden Stunden tun soll. Für eine erste Einschätzung können Sie den Potenzial-Rechner auf unserer Startseite nutzen.
Drei Szenarien statt einer Zahl
Eine einzelne Amortisationszeit wirkt präzise, beruht aber auf Annahmen. Rechnen Sie deshalb drei Fälle durch: einen vorsichtigen, einen erwarteten und einen günstigen. Verändern Sie dabei vor allem die Größen, bei denen Sie am unsichersten sind, also meist den Anteil der vollständig automatisch erledigten Fälle und den Prüfaufwand.
Knüpfen wir am frei gewählten Beispiel aus dem Artikel an: 5.000 Fälle und 6 Minuten Ersparnis ergeben 500 Stunden im Jahr. Nimmt man nun ebenso frei an, dass nur die Hälfte der Fälle ohne Eingriff durchläuft, bleiben 250 Stunden. Bei sonst gleichen Annahmen verlängert sich die Amortisation von unter einem Jahr auf gut zwei Jahre. Ein Vorhaben, das nur im günstigen Fall trägt, ist noch kein belastbares Vorhaben.
Die Eingangswerte messen, nicht schätzen
Die Formel ist einfach, die Qualität der Eingaben entscheidet. Fallzahlen stehen meist im ERP, im Ticketsystem oder im Postfach. Für die Dauer hilft eine kurze Stichprobe: Lassen Sie das Team eine überschaubare Zahl von Vorgängen stoppen, und zwar einfache wie schwierige. Selbsteinschätzungen weichen oft deutlich ab, weil Unterbrechungen und Rückfragen vergessen werden.
Achten Sie auch auf Schwankungen. Ein Großhändler mit Saisongeschäft hat in manchen Monaten ein Vielfaches an Bestellungen. Dann kann der Hauptnutzen darin liegen, Spitzen ohne befristete Aushilfen zu bewältigen. Eine Jahressumme würde diesen Effekt verdecken.
Der Prüfaufwand ist die kritische Größe
Bei KI-gestützten Abläufen fällt die Handarbeit nicht einfach weg, sie verändert sich. Statt eine Rechnung abzutippen, kontrolliert die Buchhaltung das Ausleseergebnis. Rechnen Sie deshalb die Ersparnis je Fall nach Abzug der Prüfzeit und trennen Sie drei Gruppen: Fälle ohne Eingriff, Fälle mit kurzer Kontrolle und Fälle, die vollständig von Hand bearbeitet werden. Die dritte Gruppe spart nichts und kann durch die zusätzliche Sichtung sogar etwas länger dauern.
Ein frei gewähltes Beispiel: Von 100 Rechnungen laufen 60 ohne Eingriff durch, 30 brauchen eine kurze Kontrolle von je einer Minute, und 10 werden wie bisher von Hand bearbeitet. Spart ein Vorgang ohne Eingriff 6 Minuten, ergeben sich nach Abzug der Prüfzeit deutlich weniger Stunden, als eine einfache Multiplikation aller Fälle mit 6 Minuten vermuten ließe. Setzen Sie hier unbedingt Werte aus einem eigenen Test ein, denn der Anteil jeder Gruppe unterscheidet sich je nach Prozess und Datenqualität erheblich.
Nutzen ohne Stundenrechnung belegen
Nicht jeder Vorteil lässt sich sinnvoll in Stunden ausdrücken. Vereinbaren Sie für solche Effekte eigene Kennzahlen, und halten Sie den heutigen Wert fest, bevor das Projekt startet:
- Antwortzeit auf Kundenanfragen
- Anzahl der Reklamationen wegen Eingabefehlern
- Durchlaufzeit vom Auftragseingang bis zur Bestätigung
- Anteil der Vorgänge, die Nacharbeit brauchen
Ohne Ausgangswert bleibt später nur das Gefühl, dass es besser geworden ist. Prüfen Sie die Rechnung einige Monate nach dem Start erneut mit echten Werten. Das zeigt, ob das Vorhaben die Erwartung erfüllt, und macht die Schätzung für das nächste Projekt deutlich genauer.
Woher die Werte für Ihre Rechnung kommen
| Eingabewert | Gute Quelle | Typische Verzerrung |
|---|---|---|
| Fallzahl | Auswertung aus ERP, CRM oder Ticketsystem | Saisonspitzen und Vorgänge außerhalb des Systems fehlen |
| Dauer je Fall | Stichprobe mit Zeitmessung | Rückfragen und Unterbrechungen werden unterschätzt |
| Automatisierungsgrad | Test mit echten Vorgängen | Sonderfälle werden im Konzept übersehen |
| Prüfaufwand | Beobachtung im Pilotbetrieb | Kontrollzeit wird gar nicht angesetzt |
| Betriebskosten | Aktuelle Angebote und interne Aufwandsschätzung | Wartung und interne Betreuung bleiben unberücksichtigt |
Checkliste vor der Investitionsentscheidung
Typische Fehler
Wer alle Fälle als automatisiert ansetzt, überschätzt den Nutzen. Rechnen Sie Ausnahmen und Kontrollen ausdrücklich ein und testen Sie den Anteil mit echten Vorgängen.
Die Stunde einer Fachkraft im Engpass kann für das Unternehmen mehr wert sein als der rechnerische Satz, freie Zeit ohne Folgeaufgabe dagegen weniger. Bewerten Sie deshalb, wofür die Zeit tatsächlich eingesetzt wird.
Ohne Nachkontrolle bleibt unklar, ob das Vorhaben sich trägt. Vergleichen Sie Annahmen und Ergebnis und korrigieren Sie Betrieb oder Umfang, wenn beides auseinanderläuft.
Häufige Fragen
Wie berechnet man den ROI einer Automatisierung?
Stellen Sie den jährlichen Nutzen abzüglich der Betriebskosten den Projektkosten gegenüber. Belastbar wird das Ergebnis, wenn Sie Prüfaufwand und Ausnahmen einrechnen und mehrere Szenarien vergleichen.
Welche Amortisationszeit ist bei Automatisierung gut?
Einen allgemeingültigen Wert gibt es nicht. Entscheidend sind Ihre Investitionskriterien, das Risiko des Vorhabens und die Frage, ob sich der Prozess in absehbarer Zeit ändert.
Lohnt sich Automatisierung auch bei geringen Fallzahlen?
Das kann sein, wenn Fehler teuer sind, Fristen drohen oder wenige Personen das nötige Wissen tragen. Dann zählt weniger die Zeitersparnis als das vermiedene Risiko.
Von Patrick Thomas, KI Sidekick. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
