Für Digitalisierung und KI gibt es Programme von Bund, Ländern und EU. Sie ändern sich jedoch häufig, und ob eines passt, hängt vom Einzelfall ab. Deshalb nennen wir hier bewusst keine festen Fördersätze.
Wo Sie suchen können
Ein guter Startpunkt ist die Förderdatenbank des Bundes. Zusätzlich helfen Ihre Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer oder die Wirtschaftsförderung vor Ort.
Häufig wichtige Fragen
- Passen Unternehmensgröße, Branche und Standort?
- Wird das Vorhaben gefördert, oder nur Beratung und Schulung?
- Muss der Antrag vor Projektbeginn gestellt werden?
- Welche Nachweise werden verlangt?
Reihenfolge beachten
Bei vielen Programmen darf das Projekt vor der Bewilligung nicht begonnen werden. Prüfen Sie das, bevor Sie Verträge unterschreiben.
Nicht nur wegen der Förderung
Ein Projekt sollte sich auch ohne Zuschuss rechnen. Die Förderung verbessert die Rechnung, sollte aber nicht der einzige Grund sein.
Das Vorhaben förderfähig beschreiben
Viele Prüfungen scheitern nicht am Projekt, sondern an einer zu ungenauen Beschreibung. „Wir wollen KI einführen“ lässt sich kaum mit Förderbedingungen abgleichen. Formulieren Sie deshalb auf einer Seite, welches Problem Sie lösen, welcher Ablauf sich ändert, welche Leistungen eingekauft werden und was intern erledigt wird. Ein Beispiel: Ein Zulieferer möchte eingehende Bestellungen automatisch auslesen und an sein ERP übergeben, dafür wird eine externe Umsetzung beauftragt, und die Auftragsabwicklung liefert Testfälle.
Trennen Sie außerdem die Bestandteile des Vorhabens, denn Programme behandeln sie häufig unterschiedlich:
- Analyse und Beratung
- Entwicklung oder Einrichtung der Lösung
- Softwarelizenzen und laufende Nutzungskosten
- Hardware
- Qualifizierung der Mitarbeitenden
- Eigene Personalkosten
Mit dieser Aufteilung können Sie beim Fördergeber oder einer Beratungsstelle gezielt fragen, welche Positionen in Betracht kommen. Oft sind nur einzelne Teile eines Vorhabens überhaupt förderfähig.
Was als Projektbeginn gelten kann
Der bereits genannte Grundsatz, nicht vor der Bewilligung zu beginnen, wirft in der Praxis eine schwierige Frage auf: Ab wann hat ein Projekt begonnen? Je nach Programm kann schon ein verbindlicher Auftrag oder ein unterschriebener Liefervertrag entscheidend sein. Vorbereitende Schritte wie das Einholen von Angeboten werden unter Umständen anders bewertet. Verlassen Sie sich nicht auf Annahmen, sondern lassen Sie sich die Einordnung vom Fördergeber oder von der zuständigen Stelle schriftlich bestätigen.
Falls Sie vor einem Bescheid dennoch vertraglich tätig werden möchten, klären Sie vorher, ob das Programm einen vorzeitigen Beginn zulässt und wie sich ein solcher Schritt auf die Förderung auswirkt. Sprechen Sie außerdem mit Ihrem Dienstleister, damit nicht versehentlich Fakten geschaffen werden.
Der Aufwand endet nicht mit dem Bescheid
Rechnen Sie den Aufwand für Antrag und Nachweise in Ihre Planung ein. Häufig werden später Rechnungen, Zahlungsbelege und ein Bericht über das Ergebnis verlangt. Abweichungen vom Plan können eine Abstimmung mit dem Fördergeber erfordern. Das passt nicht immer gut zu KI-Projekten, in denen sich der Weg durch Tests noch ändert. Fragen Sie deshalb früh, wie viel Spielraum bei Änderungen besteht.
Wichtig ist auch die Liquidität. Manche Förderungen werden erst nach Vorlage der Nachweise ausgezahlt, sodass Sie zunächst in Vorleistung gehen. Zudem müssen Sie möglicherweise bereits erhaltene Beihilfen angeben oder prüfen, ob sich mehrere Förderungen kombinieren lassen. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung, wer die Belege sammelt und wie lange sie aufzubewahren sind. Benennen Sie außerdem intern eine Person, die den Antrag über die gesamte Laufzeit im Blick behält.
Die Entscheidung nüchtern treffen
Vergleichen Sie am Ende zwei Varianten: das Projekt mit Förderung und das Projekt ohne Förderung. Berücksichtigen Sie den Zeitverlust bis zur Bewilligung, den Antragsaufwand und die mögliche Unsicherheit, ob überhaupt ein Zuschuss kommt. Bei einem kleinen, schnell wirksamen Automatisierungsprojekt kann es sinnvoller sein, sofort zu starten. Bei einem größeren Vorhaben mit längerem Vorlauf kann sich die Prüfung eher lohnen. Die Einschätzung gilt immer nur für Ihren Einzelfall und ersetzt nicht die Auskunft der zuständigen Stelle.
Wen Sie wofür ansprechen können
| Anlaufstelle | Geeignet für | Das sollten Sie mitbringen |
|---|---|---|
| Förderdatenbank des Bundes | Einen ersten Überblick über laufende Programme | Standort, Unternehmensgröße, Branche und Art des Vorhabens |
| Kammer oder Wirtschaftsförderung | Einordnung und Hinweise auf regionale Möglichkeiten | Eine kurze Projektskizze mit groben Bestandteilen |
| Fördergeber oder beauftragte Stelle | Verbindliche Fragen zu Bedingungen, Fristen und Projektbeginn | Konkrete Fragen und aktuelle Angebote |
| Steuerberatung | Auswirkungen auf Liquidität, Buchhaltung und Nachweise | Geplanter Zeitablauf und Bedingungen des Programms |
Bevor Sie einen Auftrag unterschreiben
Typische Fehler
Damit kann die Förderfähigkeit bereits verloren sein. Prüfen Sie die Möglichkeiten vor jedem verbindlichen Auftrag und klären Sie offene Fragen mit der zuständigen Stelle.
Bedingungen und Fristen ändern sich, und Programme können auslaufen. Maßgeblich sind die aktuellen Unterlagen des Fördergebers sowie dessen Auskunft.
Dann entspricht das Vorhaben möglicherweise nicht mehr dem tatsächlichen Bedarf, und die spätere Umsetzung weicht vom Antrag ab. Beschreiben Sie, was Sie wirklich vorhaben, und prüfen Sie, ob ein Programm dazu passt.
Häufige Fragen
Gibt es Förderung speziell für KI im Mittelstand?
Das kann je nach Zeitpunkt, Standort und Vorhaben der Fall sein. Da sich die Programme häufig ändern, sollten Sie den aktuellen Stand in der Förderdatenbank und bei der zuständigen Stelle prüfen.
Kann ein Dienstleister die Förderung für uns zusagen?
Nein, über eine Förderung entscheidet der Fördergeber. Ein Dienstleister kann Unterlagen und Kostenaufstellungen liefern, die Verantwortung für den Antrag bleibt aber in der Regel beim antragstellenden Unternehmen.
Werden auch Softwarelizenzen gefördert?
Das ist von den Bedingungen des jeweiligen Programms abhängig. Laufende Kosten werden teils anders behandelt als einmalige Leistungen, deshalb sollten Sie diese Positionen getrennt ausweisen und gezielt nachfragen.
Von Patrick Thomas, KI Sidekick. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
