Bevor Sie über Tools sprechen, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf die Abläufe. Dafür brauchen Sie keine teure Methode, sondern die richtigen Fragen und die Menschen, die die Arbeit täglich machen.
Schritt 1: Beobachten statt vermuten
Lassen Sie sich Abläufe zeigen. Das Organigramm und die Prozessbeschreibung sagen oft wenig darüber, wie es wirklich läuft. Die spannendsten Stellen sind Excel-Listen, Zettel und Sonderwege.
Schritt 2: Die richtigen Fragen
- Wie oft kommt der Vorgang vor?
- Wie lange dauert er jedes Mal?
- Wo wird etwas abgetippt?
- Wo warten Sie auf andere?
- Was geht am häufigsten schief?
- Was würde passieren, wenn es einen Tag liegen bleibt?
Schritt 3: Bewerten
Bewerten Sie jede Idee nach Nutzen und Umsetzbarkeit. Nutzen ergibt sich aus Zeit, Fehlerkosten und Geschwindigkeit. Umsetzbarkeit hängt davon ab, ob Daten digital vorliegen, ob Schnittstellen existieren und ob Regeln klar sind.
Schritt 4: Mit dem richtigen Fall starten
Der beste erste Fall ist häufig, klar umrissen, spürbar und im Fehlerfall nicht kritisch. Ein schneller Erfolg schafft Vertrauen für größere Vorhaben.
Typische Fehler
- Einen schlechten Prozess einfach automatisieren, statt ihn zu vereinfachen
- Die Betroffenen nicht einbeziehen
- Mit dem schwierigsten Prozess beginnen
- Sonderfälle ignorieren
- Den Betrieb nach dem Go-live vergessen
Einen Prozess am Schreibtisch mitgehen
Am aufschlussreichsten ist ein echter Vorgang vom Eingang bis zum Abschluss. Bitten Sie zum Beispiel die Kollegin aus dem Auftragsinnendienst, eine Kundenbestellung so zu bearbeiten wie immer, und notieren Sie jeden Wechsel zwischen Programmen. Fragen Sie erst danach nach. Wer sofort unterbricht, bekommt die offizielle Version erzählt und übersieht die kleinen Griffe, die sich über Jahre eingeschliffen haben.
Wiederholen Sie das mit einem zweiten Vorgang und mit einer zweiten Person. Oft arbeiten zwei Menschen im selben Team unterschiedlich, und beide halten ihren Weg für den normalen. Diese Abweichungen müssen Sie kennen, denn eine Automatisierung kann am Ende nur eine Variante abbilden. Klären Sie deshalb gemeinsam, welcher Weg künftig gelten soll.
Das Protokoll: wenige Felder reichen
Für jeden Arbeitsschritt genügt eine Tabellenzeile. Sie brauchen keine Modellierungssoftware, solange die folgenden Angaben sauber erfasst sind:
- Auslöser: Was setzt den Schritt in Gang, eine Mail, ein Anruf, eine Frist?
- Eingabe: Welche Information wird benötigt, und woher kommt sie?
- Tätigkeit: Was passiert, und wird dabei etwas entschieden oder nur übertragen?
- Ergebnis: Was entsteht, und wer arbeitet damit weiter?
- Liegezeit: Wie lange wartet der Vorgang, bevor der nächste Schritt beginnt?
Besonders die Unterscheidung zwischen Entscheiden und Übertragen zahlt sich aus. Übertragen lässt sich meist mit festen Regeln automatisieren. Beim Entscheiden lohnt die Nachfrage, woran die Person sich orientiert. Lässt sich das in Sätzen beschreiben, kann eine Regel oder ein KI-Vorschlag helfen. Heißt die Antwort „das sehe ich dem Kunden an“, bleibt der Schritt zunächst beim Menschen.
Notieren Sie außerdem, woher Rückfragen kommen. Wenn der Vertrieb bei fast jedem Auftrag im Lager nachfragt, fehlt vermutlich eine Information am Anfang des Ablaufs. Das lässt sich oft schon vor jeder Automatisierung beheben.
Durchlaufzeit und Arbeitszeit trennen
Ein Vorgang kann mehrere Tage dauern und trotzdem nur wenige Minuten echte Arbeit enthalten. Das verändert die Lösung grundlegend. Liegt das Problem in der Wartezeit, etwa weil eine Freigabe im Postfach des Vertriebsleiters hängt, hilft oft eine automatische Erinnerung oder eine klarere Vertretungsregel. Ein aufwendiges KI-System wäre hier übertrieben.
Ist dagegen die Bearbeitung selbst aufwendig, etwa beim Abgleich von Lieferscheinen mit Bestellungen im Wareneingang, lohnt sich die Automatisierung des Arbeitsschritts. Halten Sie beide Werte getrennt fest. So vermeiden Sie, dass ein langsamer Prozess automatisch als guter Kandidat gilt, obwohl nur eine Zuständigkeit ungeklärt ist.
Vom Befund zum Steckbrief
Fassen Sie jeden aussichtsreichen Kandidaten auf einer Seite zusammen: heutiger Ablauf, gewünschter Ablauf, beteiligte Systeme, bekannte Sonderfälle, fachlich verantwortliche Person und eine erste Schätzung des Aufwands. Dieser Steckbrief ist die Grundlage für die Entscheidung in der Geschäftsführung und für das Gespräch mit einem Umsetzungspartner oder der eigenen IT.
Zeigen Sie den Steckbrief vor der Freigabe den Menschen, die den Ablauf täglich ausführen. Sie erkennen schnell, wenn ein Sonderfall fehlt oder ein Schritt nur auf dem Papier existiert. Fragen Sie auch, was nach der Änderung schlechter werden könnte. Diese Antwort liefert meist die wertvollsten Hinweise für Kontrollen im späteren Betrieb.
Welche Maßnahme passt zum Befund?
| Befund in der Analyse | Eigentliche Ursache | Sinnvoller nächster Schritt |
|---|---|---|
| Vorgang liegt lange, Arbeit ist kurz | Unklare Zuständigkeit oder fehlende Vertretung | Regel klären, danach Erinnerungen automatisieren |
| Daten werden von Hand übertragen | Systeme sind nicht verbunden | Schnittstelle oder Workflow prüfen |
| Jede Person arbeitet anders | Kein vereinbarter Standard | Erst Ablauf vereinheitlichen, dann automatisieren |
| Informationen stecken in Freitext und PDF | Unstrukturierte Eingangsdaten | KI-Auslesen mit menschlicher Prüfung testen |
| Entscheidung beruht auf Erfahrung | Kriterien sind nicht beschrieben | Kriterien erheben, zunächst nur Vorschläge erzeugen |
Checkliste für Ihre Prozessanalyse
Typische Fehler
Führungskräfte beschreiben häufig den vorgesehenen Ablauf. Sprechen Sie zusätzlich mit den Menschen, die den Vorgang täglich bearbeiten, und schauen Sie ihnen bei der Arbeit zu.
Ausgerechnet seltene Sonderfälle können im Betrieb den meisten Aufwand erzeugen. Sammeln Sie gezielt schwierige Vorgänge und entscheiden Sie, welche davon bewusst beim Menschen bleiben.
Abläufe, Systeme und Personal ändern sich, und die Ergebnisse veralten. Pflegen Sie die Steckbriefe weiter und prüfen Sie die Kandidatenliste in festen Abständen neu.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Prozessanalyse?
Das hängt von der Zahl der Abläufe und der beteiligten Teams ab. Ein einzelner, klar abgegrenzter Vorgang lässt sich oft in wenigen Terminen erfassen, eine bereichsübergreifende Analyse braucht entsprechend mehr Vorlauf.
Brauche ich für die Prozessanalyse spezielle Software?
Für den Einstieg nicht. Eine einfache Tabelle reicht aus, wenn die Schritte vollständig und verständlich beschrieben sind.
Wer sollte an einer Prozessanalyse teilnehmen?
Beteiligen Sie die Menschen, die den Vorgang ausführen, die fachlich verantwortliche Person und jemanden, der die Systeme kennt. Bei personenbezogenen Daten gehört auch der Datenschutz früh dazu.
Von Patrick Thomas, KI Sidekick. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
