Damit Automatisierung funktioniert, müssen Systeme Daten austauschen. Dafür gibt es zwei wichtige Bausteine, die Sie auch ohne technischen Hintergrund verstehen können.
Die API: nachfragen
Eine API ist wie ein Bestellschalter. Ein Programm fragt etwas an, zum Beispiel einen Kundendatensatz, und erhält eine Antwort. Die Initiative geht vom Fragenden aus.
Der Webhook: benachrichtigt werden
Ein Webhook funktioniert eher wie eine Türklingel. Passiert etwas, etwa ein Kauf im Shop, meldet sich das System von selbst. So kann ein Ablauf sofort starten, ohne ständig nachzufragen.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
- Gibt es eine dokumentierte Schnittstelle?
- Welche Daten und Aktionen sind verfügbar?
- Welche Grenzen gelten für Anfragen?
- Wie werden Zugriffe abgesichert?
Was ist ohne Schnittstelle?
Auch ältere Systeme lassen sich oft über Dateiexporte oder Datenbanken anbinden. Das ist manchmal weniger elegant, aber kann für den Anfang völlig ausreichen.
So sieht ein Datenaustausch im Alltag aus
Nehmen wir einen Händler, dessen Shop eine neue Bestellung an das Warenwirtschaftssystem weitergeben soll. Der Shop löst einen Webhook aus und meldet: Bestellung eingegangen. Der Automatisierungsablauf nimmt diese Meldung an und ruft anschließend über die API die vollständigen Bestelldaten ab. Danach legt er über die API der Warenwirtschaft den Auftrag an und schreibt die Auftragsnummer in den Shop zurück.
Das zeigt: API und Webhook sind keine Alternativen, sondern arbeiten oft zusammen. Der Webhook liefert den Anstoß, die API die Daten und die Aktionen. Dieses Grundmuster finden Sie in vielen Abläufen wieder, auch wenn ein CRM statt eines Shops den Anstoß gibt.
Was beim Anschluss schiefgehen kann
Eine Testanfrage ist schnell erfolgreich. Der Dauerbetrieb stellt andere Anforderungen, und viele Probleme zeigen sich erst unter realen Bedingungen:
- Begrenzungen: Zu viele Anfragen in kurzer Zeit werden abgelehnt. Der Ablauf sollte warten und es später erneut versuchen.
- Seitenweise Antworten: Große Listen kommen oft in Teilen. Wird nur die erste Seite gelesen, fehlen Daten, ohne dass ein Fehler erscheint.
- Doppelte Meldungen: Webhooks können mehrfach zugestellt werden. Ohne Prüfung entstehen doppelte Aufträge.
- Verpasste Meldungen: Ist Ihr Empfänger nicht erreichbar, geht ein Ereignis möglicherweise verloren.
- Änderungen: Anbieter entwickeln Schnittstellen weiter und schalten alte Versionen irgendwann ab.
Gegen doppelte Meldungen hilft eine einfache Regel: Merken Sie sich die eindeutige Kennung jedes Ereignisses und verarbeiten Sie jede Kennung nur einmal. Gegen verpasste Meldungen hilft ein regelmäßiger Abgleich per API, zum Beispiel einmal in der Nacht. Er findet Vorgänge, die im Zielsystem fehlen.
Zugriffe absichern
Ein Zugangsschlüssel ist so sensibel wie ein Passwort. Er gehört in einen geschützten Speicher und nicht in eine Tabelle oder einen Chat. Legen Sie nach Möglichkeit einen eigenen Zugang für jede Anwendung an und vergeben Sie nur die nötigen Rechte. Wenn ein Ablauf Rechnungen nur lesen soll, braucht er kein Recht, sie zu ändern. Wird ein Schlüssel bekannt, lässt er sich dann gezielt sperren, ohne alle anderen Anbindungen zu unterbrechen.
Ein Webhook-Empfänger ist eine Adresse im Internet, an die grundsätzlich jeder Daten schicken kann. Viele Anbieter signieren ihre Meldungen deshalb, sodass der Empfänger die Herkunft prüfen kann. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn sie angeboten wird, und behandeln Sie die eingehenden Inhalte so lange als nicht vertrauenswürdig.
Was Sie vom Softwareanbieter erfragen sollten
Vor einer Kaufentscheidung lohnt sich ein Blick in die Dokumentation, auch wenn Sie die Details nicht selbst beurteilen. Lassen Sie sich zeigen, ob die Aktionen, die Sie brauchen, tatsächlich verfügbar sind. Manche Systeme erlauben das Lesen von Aufträgen, aber nicht das Anlegen. Fragen Sie außerdem, ob es eine Testumgebung gibt, ob die API in Ihrem Tarif enthalten ist und wie der Anbieter über Änderungen informiert. Halten Sie die Antworten schriftlich fest, damit sie auch später noch vorliegen.
Welcher Weg passt zu welcher Anforderung?
| Weg | Passt gut, wenn | Darauf sollten Sie achten |
|---|---|---|
| Webhook | ein Ablauf sofort auf ein Ereignis reagieren soll | Doppelte und verpasste Meldungen, Prüfung der Herkunft |
| Regelmäßige API-Abfrage | kein Webhook verfügbar ist oder ein zeitlicher Abstand genügt | Abfragegrenzen, sinnvolle Häufigkeit, Erkennen bereits verarbeiteter Daten |
| Geplanter Dateiexport | ein älteres System nur Exporte kennt und größere Datenmengen gebündelt laufen können | Stabile Dateistruktur, Zeichensatz, Kontrolle, ob die Datei vollständig ist |
| Direkter Datenbankzugriff | keine andere Anbindung möglich ist und der Hersteller dies zulässt | Nur lesender Zugriff wenn möglich, Änderungen am Datenmodell, Gewährleistung |
Vor dem Livegang einer Schnittstelle
Typische Fehler
Der Ablauf wirkt stabil, bis eine lange Liste oder eine Doppelmeldung auftritt. Testen Sie gezielt große Datenmengen, ungültige Werte und Ausfälle des Zielsystems.
Ein einzelnes Leck betrifft dann das gesamte System, und Zugriffe lassen sich kaum zuordnen. Besser sind getrennte Zugänge mit begrenzten Rechten.
Geht eine Meldung verloren, fällt das oft erst beim Kunden auf. Ergänzen Sie wichtige Abläufe um einen regelmäßigen Abgleich über die API.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen API und Webhook?
Bei einer API fragt Ihr Programm aktiv Daten an oder löst eine Aktion aus. Bei einem Webhook meldet sich das andere System von selbst, sobald ein Ereignis eingetreten ist.
Ist eine Abfrage per API schlechter als ein Webhook?
Nicht grundsätzlich. Müssen Daten nicht sofort ankommen, kann eine regelmäßige Abfrage einfacher und robuster sein. Für eine schnelle Reaktion auf einzelne Ereignisse eignet sich meist der Webhook besser.
Können wir Schnittstellen ohne Programmierkenntnisse nutzen?
Mit Automatisierungswerkzeugen lassen sich viele gängige Anbindungen ohne eigenen Code einrichten. Bei kritischen Abläufen sollte dennoch jemand die Themen Fehlerbehandlung, Sicherheit und Berechtigungen beurteilen können.
Von Patrick Thomas, KI Sidekick. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
